LINK UMKM - Pernahkah kamu menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengerjakan suatu tugas yang ternyata sama sekali tidak menghasilkan dampak positif bagi diri sendiri atau orang lain? Merasa kelelahan dan stress karena tumpukan tugas yang makin menggunung atau sekedar karena tidak tahu harus mulai dari mana? Hal-hal seperti ini menjadi momok yang sering ditemukan saat bekerja dan banyak orang yang akhirnya tidak dapat menyelesaikan tugas-tugas yang ada karena tidak mampu bekerja dengan efektif. 

Sebenarnya salah satu kunci penyelesaian masalah ini terletak pada bagaimana kita mengatur skala prioritas dalam mengerjakan tugas-tugas tersebut. Model skala prioritas yang terkenal dan banyak digunakan oleh banyak orang adalah model matriks Eisenhower yang diciptakan oleh dzwight D. Eisenhower. Model matriks ini sudah sangat terkenal dan diterapkan oleh banyak orang, berdasarkan model matriks ini Dwight menggunakan 4 kategori dalam memprioritaskan tugas dan proyek, yakni mendesak dan penting, penting tetapi tidak mendesak, mendesak tetapi tidak penting, serta tidak mendesak dan tidak penting. Perbedaan dari keempat ketegori tersebut terletak pada penting tidaknya tugas yang ada serta kurun waktu penyelesaian tugas tersebut, apakah harus segera diselesaikan atau bisa diselesaikan nanti. 

Kategori yang pertama, mendesak dan penting memuat tugas-tugas yang harus diselesaikan secepatnya serta sangat penting untuk segera diselesaikan. Tugas-tugas seperti ini biasanya muncul ketika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan sehingga butuh penanganan cepat agar keadaan bisa kembali berjalan normal. Kategori yang kedua adalah penting tapi tidak mendesak, kuadran ini memuat tugas-tugas yang memiliki jangka waktu pengerjaan yang lama dengan tenggat waktu yang pasti. Tugas-tugas pada kategori ini biasanya sudah dijadwalkan untuk disesesaikan berdasarkan waktu yang sudah ditentukan. 

Kategori yang ketiga mendesak tetapi tidak penting, tugas-tugas yang termuat pada kategori ini merupakan tugas-tugas yang perlu diselesaikan dalam waktu dekat tetapi tidak cukup penting sehingga bisa didelegasikan kepada rekan kerja atau anggota tim yang lain. Hal ini membuat kita dapat lebih fokus mengerjakan tugas dengan kategori urgensi yang lebih penting dengan lebih tenang tanpa harus memikirkan tugas-tugas dari kategori ini. Kategori yang keempat adalah mendesak tetapi tidak penting, tugas-tugas yang termuat pada kategori ini adalah tugas-tugas yang terjadwal untuk dikerjakan belakangan. Jenis tugas-tugas ini tidak memiliki urgensi yang tinggi sehingga tidak harus diselesaikan dalam waktu dekat. Tugas-tugas seperti ini tidak perlu terlalu menyita perhatian kita sehingga lebih baik untuk didelegasikan kepada anggota tim yang lain dan sebaiknya perlu dihindari agar tidak mendelay waktu kerja kita. 

Secara sederhana matriks Eisenhower membantu kita untuk dapat menentukan tugas mana saja sesuai kategori kepentingan serta urgensinya. Namun masih banyak orang yang bingung dalam menentukan tugas berdasarkan kedua kategori tersebut, batas-batas yang dirasa masih transparan tanpa ada batas yang jelas menimbulkan kebingungan. Selain itu kekurangan dari matriks Eisenhower adalah hambatan dalam mengeksekusi tugas-tugas yang telah dikategorikan tersebut, waktu dan informasi-informasi yang tersedia kadang kala tidak sesuai dengan apa yang diperkirakan oleh karena itu tetap harus ada penyesuaian-penyesuaian dalam prakteknya di lapangan. Meskipun demikian matriks Eisenhower ini tetaplah sangat membantu kita dalam mengatur manajemen tugas kita. Begitu kita dapat memilah dan menentukan tugas-tugas berdasarkan kategori-kategori matriks tersebut, kita dapat lebih mudah mengatur dinamika kerja kita.

 ***

(EBE/GH)