Brilian -  Apakah pebisnis perlu mengetahui tips menyusun program kerja? Mengapa sebagian pebisnis sukses dan sebagian tidak, padahal semuanya punya tujuan yang sama: Sukses? Di mana letak perbedaannya? Ternyata, sebagian yang sukses adalah mereka yang mengaplikasikan program kerjanya dengan baik. Dikutip dari Financial.com, para pebisnis membutuhkan program kerja jika ingin mencapai kesuksesan. Berikut adalah pemaparannya.

Apa itu program kerja? Program kerja atau biasa disebut dengan agenda kegiatan merupakan sebuah rencana kegiatan organisasi yang disusun untuk jangka waktu tertentu dan telah disepakati oleh seluruh pengurus organisasi. Umumnya, program kerja ini dibuat dengan sangat mendetail dan terarah karena menjadi sebuah pedoman dalam mencapai tujuan organisasi.

Program kerja juga disusun sedemikian rupa agar menguntungkan untuk organisasi:

1. menentukan sebuah kepanitiaan dan menentukan bidang-bidang yang dibutuhkan;

2. menentukan garis-garis besar dan tata cara pelaksanaan program kerja dari tiap-tiap bidang; dan

3. mengalokasikan sumber daya, dan mengontrol jalannya pelaksanaan.

Demikian halnya dengan pebisnis, Anda juga membutuhkan sebuah metode sistematis yang terukur dalam mencapai tujuan, misalnya dengan program kerja yang efektif.

Cara Menyusun Program Kerja yang Efektif dan Berdampak

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, seseorang yang sukses adalah mereka yang memiliki program kerja yang efektif. Dalam "How to Create an Effective Action Plan", Brian Tracy mengungkapkan bahwa langkah dalam menyusun program kerja yang efektif dan berdampak adalah sebagai berikut.

1. Tentukan Tujuan dengan Jelas

Kejelasan (clarity) merupakan hal utama dalam membuat program kerja. Pertama-tama, Anda harus membuat sebuah tujuan yang jelas dan terukur. Tujuan yang tidak jelas dan tidak layak hanyalah akan menjadi penghambat kesuksesan.

Mayoritas pebisnis tidak tahu apa yang sungguh mereka inginkan sehingga tujuannya menjadi kabur. Alih-alih mencari tujuan yang jelas, mereka sibuk memikirkan ketakutannya akan kegagalan.

2. Tuliskan dan Ukur Tujuan

Setelah memiliki tujuan, tuliskan tujuan Anda dengan jelas untuk mengukur kelayakan dari tujuan tersebut.

Walaupun tampak sederhana, menulis tujuan akan lebih efektif karena secara tidak sadar Anda akan mengingatnya di alam bawah sadar. Hal ini meningkatkan probabilitas Anda mencapai lebih banyak daripada orang lain.

3. Tentukan Tenggat Waktu

Membuat tenggat waktu (deadline) akan membantu Anda untuk mengambil tindakan sesuai dengan rencana Anda. Bagaimana jika Anda melewati tenggat waktu? Tidak perlu khawatir, buatlah tenggat waktu baru secepatnya.

Sesungguhnya, tenggat waktu hanyalah estimasi waktu dari pencapaian tujuan. Anda bisa saja meraihnya lebih cepat atau lebih lambat. Tetapi, pastikan tenggat waktu target yang tidak bisa lagi ditoleransi untuk mengantisipasi prokrastinasi.

4. Buat Daftar Seluruh Tindakan yang Bisa Anda Lakukan untuk Mencapai Tujuan

Setelah memiliki tujuan yang jelas, buatlah daftar mengenai tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Identifikasi juga segala tantangan dan rintangan yang mungkin Anda hadapi, lalu buat rencana cadangan untuk mengatasinya.

Semakin komprehensif daftar tersebut, semakin termotivasi juga Anda nantinya dalam meraih kesuksesan.

5. Kombinasikan 4 Langkah Tadi dalam Sebuah Program Kerja

Buatlah prioritas tujuan dan tindakan secara terarah dalam sebuah program kerja. Namun, kegagalan merupakan suatu hal yang biasa dalam sebuah bisnis. Jangan biarkan kegagalan ini menghambat Anda meraih tujuan. Jika Anda mengalami kegagalan cari tahu solusinya dan buatlah program kerja baru.

Hal-hal Penting dalam Menyusun Program Kerja

Beberapa hal penting yang diperlukan dalam menyusun program kerja, yaitu planning (perencanaan), organizing and staffing (pengorganisasian), dan evaluate (evaluasi).

1. Planning

Langkah terpenting dalam penyusunan program kerja adalah langkah perencanaan (planning). Sebab perencanaan adalah awal dari tindakan sehingga untuk memperoleh hasil yang baik, dibutuhkan perencanaan yang baik pula. Perencanaan ini sebaiknya dilakukan menggunakan data dan fakta terkini untuk mengestimasi kondisi di depan.

Selain perencanaan, hal-hal yang sebaiknya diperhatikan dalam menyusun sebuah program kerja adalah sebagai berikut. Buatlah analisis SWOT untuk mengetahui kondisi organisasi dengan jelas. Tentukan waktu, yaitu kapan kegiatan sebaiknya dilaksanakan, dan siapa yang akan bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap tugas. Dengan kata lain, dilakukan pembagian tugas dan jabarkan job description masing-masing.

Buatlah program kerja yang merupakan hasil evaluasi dan modifikasi dari program kerja sebelumnya agar hasilnya juga lebih baik.

2. Organizing and Staffing

Sesuai dengan fungsi manajemen, langkah selanjutnya adalah mengorganisasikan dan pembagian kerja. Hal ini bisa dilakukan dengan musyawarah kerja atau rapat kerja, dimana dibahas seluruh pembagian tugas serta target kerja yang ingin dicapai. Jangan lupa untuk selalu membuat prioritas kerja sehingga tujuan yang lebih penting dapat dikerjakan lebih dahulu.

3. Evaluate

Setelah merealisasikan tujuan, kini saatnya menilai apakah program kerja yang direncanakan telah sesuai dengan apa yang dilaksanakan. Langkah ini disebut juga evaluasi.

Secara umum, evaluasi dilakukan melalui 3 tahapan berikut.

(1) Evaluasi pada tahap perencanaan

(2) Evaluasi pada tahap pelaksanaan

(3) Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan