LINK UMKM - Banyak Sobat LinkUMKM masih mengandalkan cara manual untuk mencatat keluar-masuk barang di usahanya. Hal ini wajar, terutama jika belum memiliki anggaran untuk membeli software stok atau aplikasi gudang. Namun, sistem manual bukan berarti harus berantakan. Justru, dengan pendekatan yang tepat, stok bisa tetap terpantau dan rapi tanpa bantuan teknologi canggih. Kuncinya ada pada keteraturan dan kebiasaan yang dibentuk sejak awal.

1. Catat Semua Barang Masuk dan Keluar Setiap Hari

Pencatatan harian adalah fondasi utama dalam sistem stok manual. Setiap kali ada barang yang masuk dari pemasok atau keluar karena penjualan, semuanya harus ditulis langsung—jangan ditunda. Bisa menggunakan buku tulis, formulir cetak, atau tabel buatan sendiri. Yang penting, informasinya lengkap dan ditulis setiap hari tanpa terlewat.

2. Pisahkan Barang Sesuai Jenis dan Tempatkan di Rak yang Jelas

Salah satu penyebab kekacauan stok adalah tidak jelasnya penempatan barang. Usahakan semua barang dikelompokkan sesuai jenis atau kategori, lalu diletakkan di rak atau wadah khusus yang diberi label. Penataan ini akan memudahkan pencarian dan pengecekan saat stok dicek ulang. Selain rapi, ini juga menghemat waktu.

3. Tentukan Jadwal Pengecekan Stok Secara Berkala

Meski sudah mencatat dengan baik, tetap perlu ada pengecekan fisik. Sobat LinkUMKM bisa menjadwalkan stok opname mingguan atau bulanan, tergantung jenis usaha dan volume barang. Tujuannya adalah mencocokkan jumlah di catatan dengan barang yang benar-benar ada di tempat penyimpanan. Bila ada selisih, segera cari tahu penyebabnya.

4. Gunakan Kode Barang atau Warna untuk Memudahkan Identifikasi

Agar tidak bingung saat memeriksa atau mencatat stok, Sobat LinkUMKM bisa memberi kode pada tiap jenis barang. Kode ini bisa berupa angka, huruf, atau kombinasi keduanya. Alternatif lainnya adalah menggunakan label warna untuk membedakan kategori produk. Cara ini sederhana tapi efektif membantu tim lebih cepat mengenali barang.

5. Libatkan Orang Khusus yang Bertugas Mengelola Stok

Agar sistem stok berjalan lancar, sebaiknya ada satu orang yang khusus ditugaskan mengurus stok. Orang ini bertanggung jawab untuk mencatat, memantau, dan melaporkan kondisi stok setiap hari atau minggu. Jika tugas ini dibagi-bagi ke banyak orang tanpa pembagian jelas, risiko kesalahan akan semakin besar.

Mengelola stok secara manual bukan halangan untuk menjadi tertib. Justru, sistem sederhana bisa menjadi sangat efektif jika diterapkan dengan konsisten dan disiplin. UMKM tidak harus menunggu sampai mampu membeli aplikasi canggih. Yang terpenting adalah membangun kebiasaan rapi sejak awal agar barang selalu terkontrol, kerugian bisa dihindari, dan usaha jadi lebih siap berkembang ke tahap berikutnya.

RAT/NS